Zorgeloos de bouwvak in

Je hebt je vakantie misschien al geboekt, maar bij veel klanten zit de bouwvak niet in ‘het systeem’.

Het is handig om je klantenkring tijdig op de hoogte te brengen. En heb je aan je planning gedacht? Geen stress, een voorbereid mens telt voor twee.

Dagdeel reserveren

We raden je aan om een week voor je vakantie een dagdeel te reserveren voor je planning, administratieve losse eindjes en het op de hoogte brengen van klanten en partners. Plan dezelfde uren ook alvast in voor je eerste dag terug. Zo heb je voldoende tijd om alle gemiste gesprekken rustig te beantwoorden. Ook kan je nieuwe afspraken in je agenda noteren en bestellingen doen.

Agenda

Bekijk goed welke afspraken je nog hebt voor je vertrek, en welke direct erna staan genoteerd. Zijn er leveranciers, klanten of personeelsleden die iets van je verwachten gedurende je break? Schat dit goed in zodat niemand voor verrassingen komt te staan. Denk ook aan partners en/of levering van bestelde materialen.

Facturatie

Het is aan te raden voor vertrek nog even de (openstaande) facturen onder de loep te nemen. Is alles betaald? Misschien heb je zelf nog betalingen die je verwacht, of zijn er facturen die je nog niet hebt verstuurd na het afronden van een klus. Het zal een fijn gevoel geven als alles ‘weg is’ voor je de deuren sluit.

Loop geen klant mis

Als een klant geen gehoor ontvangt, zal deze sneller uitwijken naar een concurrent. Maar wanneer men op de hoogte is van je terugkeer datum, is het waarschijnlijk dat ze op je wachten. Vele wegen leiden naar Rome, wij doen een aantal communicatie suggesties:

E-mail

• Vergeet je Out of Office niet in te stellen. Vermeld hierin kort dat je met vakantie bent met datum van terugkeer. Wil je bereikbaar blijven op bepaalde dagen? Vermeld dit ook in je out of office. Een vriendelijke noot, waarin je de klant een fijne zomer wenst, kan geen kwaad!
• Je kan overwegen tijdelijk je handtekening aan te passen. Vermeld onder je naam en bedrijfsinformatie duidelijjk tot wanneer je afwezig bent.
• Als je men van tevoren wilt inlichten, stuur dan een vooraankondiging. Kopieer de adressen van zakelijke contacten en plak ze in de blinde kopie (bcc) regel. Let op: zet de adressen niet in de aan (to) regel. De blinde kopie regel zorgt ervoor dat jouw contacten niet zien naar wie je dit stuurt en privacy blijft gewaarborgd. Men weet nu dat ze jou nog even kunnen bereiken en hoeft niet te wachten totdat je terug bent.

Laatste tips

Wijzig tijdelijk je Werkspot profiel en vermeld in je bio dat je afwezig bent. Vergeet dit niet terug te veranderen. Het kan ook helpen tijdelijk je voicemail aan te passen. Ben je actief op social media en beheer je een bedrijfspagina? Post een aankondiging. Met een leuke afbeelding erbij valt deze sneller op. Spreek je een potentiële klant of ben je bij een van je leveranciers? Vergeet niet te melden dat je gesloten bent tijdens de bouwvak.

Fijne vakantie!