Goed communiceren met de klant = meer succes

Een berichtje is tegenwoordig zo verstuurd. Maar soms zorgt de snelheid ervoor dat de toon verandert. Wanneer je als ondernemer via mail, telefonisch, chat of WhatsApp een (potentiële) klant spreekt, is het belangrijk te onthouden dat het een zakelijk contact betreft.

Het valt ons op dat de ontvangen mails en offertes die beter zijn geformuleerd, vaker leiden tot een succesvol vervolg en het binnenhalen van opdrachten. Daarom geven we je 5 tips.

1. Wat wil je bereiken?

Wat is je doel om een klant of bedrijf te benaderen? Gaat het om een aanbieding die je onder de aandacht wilt brengen, is het een reactie op een vraag of wil je de klant kort informeren? Hou rekening met hoe de ontvanger denkt. In een mail ben je duidelijk in de onderwerpregel en in een app geef je zelf aan wat het onderwerp is.

2. Vriendelijk

Wees in je tekst niet te kort van stof. Wanneer je enkel reageert met ‘ja’ of ‘nee’ komt dit wat bot over. Als de klant bijvoorbeeld informeert of dinsdag tijd hebt om de tuin te komen bekijken, antwoord dan niet met een ‘Ja 14.00’ maar maak er een volledige zin van en herhaal de datum en tijd zodat er geen misverstanden ontstaan.

3. Kopiëren en plakken

Potentiële klanten waarderen positieve aandacht. Het versturen van één standaard bericht waarbij je hooguit de naam van de geadresseerde aanpast is makkelijk, maar bij het hergebruiken van een tekst maak je snel fouten. Vergeet daarom niet dat bijvoorbeeld de naam of prijs moet worden aangepast.

4. Persoonlijke aandacht

Gebruik liever niet de algemene aanheffing ‘Geachte mevrouw, meneer’ of nog erger; alleen een ‘Hoi’, maar zorg voor een persoonlijke touch en gebruik de achternaam ‘Geachte meneer Lindelaan’ of ‘Beste Jan’. Wees beleefd en vriendelijk. Heb je informatie nodig, bijvoorbeeld een foto van de oppervlakte? Vraag hier dan om met een vraagteken achter de zin en leg kort uit waarom je het nodig hebt.

5. Correcte afsluiting

Sluit je bericht goed af. Wil je een afspraak maken om details van je prijsopgave te bespreken? Maak het de ontvanger dan zo gemakkelijk mogelijk. Stel bijvoorbeeld alvast wat data en tijden voor en eindig met "Voor vragen ben ik bereikbaar op dit telefoonnummer.”